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贸易洞察 丨 作者 /刘 润
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本文首发于2020年 。
若何与同事高效地长途协作？
一向是一个困扰公司和员工小我的问题。
在长途办公成为潮流的大年夜趋势下，办公逐渐离开时空的枷锁，从某种程度上说加倍灵活，但同时因为缺乏及时沟通，效力得不到包管。
其实，很多公司，尤其是大年夜型跨国公司，在家办公是一个成熟的政策，这个政策叫Work from Home。
在一些特别情况下，员工可以申请在家工作一天，甚至是一段时光。
跨国公司的办公室之间本来就分布得比较远，所以团队之间的跨地区长途协作是异常重要的根本技能。
可是，中国很多公司其实缺乏长途工作的经验，今天我就来与大年夜家分享一下，在家办公，怎么高效完成长途工作。
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在家办公最大年夜的挑衅，是长途之下，治理和沟通效力会大年夜大年夜降低。
下面，我们先给你拆解一下这个问题，先说治理和沟通效力为什么降低，然后再讲怎么办。
什么叫治理效力降低？
治理效力降低，是因为你见不到一些员工了，你没办法异常快速地安排工作、调剂节拍，员工在做什么，碰到什么问题，也没办法及时向你请示，获得你的指导，协同上就会遭受挑衅。
沟通上具领会碰到什么问题？
大年夜家在一路的时刻，碰到问题，一昂首就能跟旁不雅同事说一嘴，须要协助就喊一声，大年夜家可能还会快速地召集开会等等，这些工作在长途办公里都做不到。
尤其是每小我都在本身家里，假如有员工他不工作，你其实也不知道，他是不是因为心境焦炙，刷着疫情消息无心工作，你也无法知道。
这些都邑导致沟通效力降低。
怎么办？
我分别是站在公司和员工的角度，给大年夜家说几个建议：
第一个建议，加强按期沟通。
长途办公时沟通显得尤其重要，所以必定要加强按期的沟通。
怎么样加强按期沟通呢？
建议大年夜家要开端实施两个轨制：
第一个轨制是早会轨制；
第二个轨制是晚申报轨制。
这两个轨制是长途工作有效力地根本保障。
什么意思？
在公司上班的时刻，谁准时上班，谁准时下班，就算你不打卡，大年夜家其实也能看获得。
可是在家办公，你很难知道一个员工是不是准时上班的。
而准时上班这件事为什么重要呢？
那是因为大年夜家都在同一个时光段上班，才有彼此协同的基本。
即就是长途工作，只不过是工作地点换了，工作时光段其实没有换。
这意思是说，你家里，依然是早上9点到下昼6点上班的状况，这时光段不克不及换，因为大年夜家须要协同。
怎么才能包管大年夜家都9点上班呢？
所以第一点，建立早会轨制。
比方说，早上9点，每个部分都在微信群里开个语音会议，沟通一下今天我们要做的工作是什么，每小我分别要做什么。
每小我都在会议里简单地讲一分钟，说我今天大年夜概要做这么一件事、两件事、三件事……
简单地讲一讲就好，其实最重要的是大年夜家互相提个醒，我们开工了。
早会轨制异常重要。晚申报是什么意思？
早会既然已经提出了，我们今天要做这件事，其实就给了治理一个异常重要的根据。
到了晚上，每小我须要经由过程钉钉或者企业微信，把本身的申报发出来，讲一下我今天做的事，每件事我做到什么程度了，今天的工作，我有一个如何的成果交付给大年夜家。
所以早会晚申报，这两个轨制是进行长途办公时一个很重要的根本治理手段。
第二个建议，是把目标拆解为义务。
这句话意思是说，公司要懂得把本来是要在一天、一段时光里要完成的目标，开端拆解为每一天要完成的义务。
因为很多工作，工作周期可能是一周、一个月，甚至更长时光。
为了避免在长途办公时掉去目标，我们须要把目标拆解到一个个义务上，把objective拆解为task。
目标要杀青，天天的task也就是义务先要履行到位。
举个例子，公司要向客户交付一套异常大年夜的代码，中心可能涉及到300多个功能。
作为项目治理者，就须要再把这个目标聚焦到这周干什么、今天干什么。
比如，今天的义务，第一，我要给客户打个德律风，谈项目筹划，疫情时代在家里完成设计。
第二，我要跟我的团队开会，这个会是要肯定我们节后三个重要提案的偏向是什么，并且由我的团队交付出来这三个偏向的根本设计框架。
你看，把目标拆解为以天为单位的义务，这其实也在练习一小我的治理才能。
第三个建议，公司要为大年夜家预备好线上协尴尬刁难象。
我们今天的沟通对象已经异常好了，比如微信、企业微信和钉钉这一系列即时沟通对象。
然则大年夜家办公的时刻，往往要基于同一个文件、同一批文件协同，而即时沟通对象并不克不及传输大年夜范围的文件。
所以给大年夜家介绍几个对象。
文档类，大年夜家可以用类似于石墨、Office365如许的软件，他们可以支撑多人在同一篇文档上同时做修改。
有时刻写一个项目筹划或者一篇申报，老板、助理、项目经理、策划员工，大年夜家可能一向站在电脑面前说，这小我说这么改，那小我说那么改，一路把文书改好。
这时刻经由过程石墨或者Office365，大年夜家可以在线合营修改同一篇文章，这个时刻就达到了一个协同的目标。
传输类，我推荐可以用网盘。
比如说，大年夜家把每一天工作的成果都上传到百度网盘，天天停止的时刻，每小我都可以看到彼此交付的成果，第二天再基于这个成果来做第二天的工作。
百度网盘之外，钉钉和企业微信里面都有类似的功能。
还有沟通协作类对象，就是大年夜家完成一个项目治理义务的对象，比较典范的就是像Teambition如许的对象，就是我在《5分钟商学院》里面介绍过。
比如前文第二个建议中，我们把目标拆解成义务。
这时，假如我们借助Teambition如许的对象，就可以在软件上创建一个“义务”，设好3W（who do what by when）,也就是：义务内容，履行者，和截止时光。
如许就可以大年夜幅进步团队协作效力。
还有以前要开会，开会怎么开呢？
你当然依然可以用微信，然则要开视频德律风会议的话，今天也有很多的公司供给了基于互联网视频的一些德律风对象，比如腾讯会议，大年夜家可以在网上去搜刮一下。
以上三个建议是从公司角度来看，下面，我再从小我角度分享一些建议。
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我本身其实就是一个常年出差的人，长途办公对我来说是常态，我的员工相对我，他们也是长途办公。
在家办公，工作效力很轻易变差。
为什么？
因为一开端你会认为特别舒畅，无拘无束。
然则稍微一段时光后，你就认为特别难熬苦楚，甚至工作效力会大年夜大年夜降低。也是因为无拘无束。
怎么才能进步在家工作的效力？我给大年夜家分享几个经验。
第一个，准时起床，穿戴整洁。
我经常在酒店房间办公，有时也会在家办公。我给本身一个异常重要的请求就是，必定要夙兴之后，穿戴整洁。
不要认为穿戴寝衣很舒畅，穿戴寝衣吃早饭，吃完早饭趴在餐桌上就开端干活了。
这个时刻你会特别轻易分神，因为你进入不了状况。
你必定要算作正常上班一样，准时起床，换上正式的衣服，这是一种典礼感。
这种典礼感会把你拉入到一个工作的状况，很大年夜程度上进步你的协作效力。
第二，必定不克不及在歇息区域办公。
反过来说，不要在办公的处所歇息，在家里，要把做这两件事的场合分开。
假如你家里有书房，把书房当成你的办公场合。
早上从卧室起床，穿戴整洁，带着背包正式地走进书房，把门关上，就相当于你到办公室开端办公了。
这个过程很重要，在这里把一切工作材料都预备好，留意，不要在这睡觉。
第三，清楚地区分好工作和歇息时光。
在家办公，对公司而言，考验的是把目标拆解为义务的才能，对员工而言，异常考验区分工作和歇息的才能。
这是什么意思呢？
就是你很轻易工作着工作着，忽然之间想要躺一会儿，就在沙发上躺一小会儿嘛。
躺下来就想，那我打开电视看一会儿，歇息一下……
一看就是很长时光。
无法保持专注，这是在家办公带来的巨大年夜挑衅，但这也是很锤炼一小我的。
怎么才能清楚地区分好工作和歇息时光呢？
建议大年夜家用番茄钟工作法，就是工作以25分钟为一个单位，这25分钟里，手机调成静音，什么器械都不碰，告诉本身在这个时光里、在番茄钟提示你之前，其余什么都不克不及干，只能专心工作。
25分钟之后歇息5分钟，这5分钟可以去倒杯水、上个厕所，去翻翻其他书，这都可以，5分钟歇息停止再进入下一个25分钟。
正午的时刻，你当然可以在家里面做点器械吃，这是在家的好处。
但也须要给本身设定好，12点到1点之间才可以做这件工作，这是你的歇息时光。
吃完之后，出门走一走，稍微呼吸一下新鲜空气，伸展一下筋骨，这也挺重要的。
到了下昼1点钟再回来上班，6点钟下班。
下班之后，你就可以分开书房，或者你的电脑假如在餐桌上，就把电脑从餐桌上拿走，进入下班状况。
你告诉本身，我下班了，这个时刻才把身上正式的衣服换成家居服。
清楚地区分好工作和歇息时光，如许长途工作，才会让你既有高效，又能劳逸均衡。
假如公司里每小我都能做好这件工作，其实对公司的治理水平和小我的自我治理程度都是一个很大年夜的晋升。
最后的话
以上，是我分别站在企业和员工角度给大年夜家的6个建议。
欲望能帮到选择长途办公的你。
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